n8n, Zapier oder Make? Der Vergleich für kleine Betriebe

Wer im Büro immer wieder dieselben Handgriffe macht – Mails abtippen, Belege weiterleiten, Termine übertragen –, stößt früher oder später auf Automatisierungs-Werkzeuge. Die drei bekanntesten sind Zapier, Make und n8n. Alle drei verbinden Programme miteinander und lassen Abläufe von selbst laufen. Für kleine Betriebe unterscheiden sie sich aber deutlich – vor allem bei Kosten und Datenschutz.

Das Prinzip ist bei allen gleich

Ein Auslöser startet den Ablauf („neue E-Mail“, „neuer Termin“, „neues Formular“), danach folgen Schritte („Anhang speichern“, „Kunde anlegen“, „Nachricht schicken“). Diese Abläufe heißen Workflows oder Szenarien. Man baut sie aus Bausteinen zusammen, ohne selbst programmieren zu müssen.

Zapier: am einfachsten, aber pro Schritt bezahlt

Zapier ist der bekannteste Dienst und für Einsteiger am leichtesten zu bedienen. Es gibt Anbindungen an mehrere tausend Programme. Zapier läuft ausschließlich in der Cloud eines US-Anbieters, und abgerechnet wird nach „Tasks“ – jeder ausgeführte Schritt zählt. Was mit wenigen Abläufen günstig beginnt, wird mit wachsender Nutzung schnell teuer.

Make: flexibler, europäischer Anbieter

Make (früher Integromat) bietet einen sehr übersichtlichen visuellen Editor und mehr Möglichkeiten für Verzweigungen und Datenumwandlung als Zapier. Auch Make ist ein reiner Cloud-Dienst; es lassen sich aber Rechenzentren in der EU wählen. Abgerechnet wird ebenfalls nach ausgeführten Schritten.

n8n: auf dem eigenen Server, ohne Gebühr pro Schritt

n8n stammt aus Berlin und lässt sich – anders als Zapier und Make – auf einem eigenen Server betreiben. Für die Nutzung im eigenen Betrieb fallen dann keine Gebühren pro Ausführung an. Es gibt hunderte fertige Bausteine; jedes Programm mit Schnittstelle lässt sich zusätzlich über einen allgemeinen Web-Baustein anbinden. Dazu kommen KI-Bausteine – auch für eine lokale KI auf eigener Hardware. Der Preis dafür: Jemand muss den Server einrichten, absichern und aktuell halten.

Ein Rechenbeispiel

Ein Betrieb lässt jeden Tag 50 Belege automatisch verarbeiten: Mail lesen, Anhang speichern, Beleg auslesen, prüfen, buchen, Bestätigung schicken – sechs Schritte. Das sind rund 9.000 Schritte im Monat. Bei Zapier und Make bestimmt diese Zahl den Tarif. Bei einem selbst betriebenen n8n spielt sie keine Rolle – nur der Server muss die Last tragen.

Datenschutz: Wo landen Ihre Daten?

Bei Zapier und Make laufen alle Daten – Kundenmails, Rechnungen, Adressen – über die Server des Anbieters. Für viele Daten ist das vertretbar, braucht aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag und bei US-Anbietern eine Prüfung der Datenübermittlung. Ein selbst betriebenes n8n auf einem Server in Deutschland umgeht das: Die Daten bleiben bei Ihnen.

Die Übersicht

• Zapier: sehr einfach · tausende Anbindungen · nur Cloud (USA) · Kosten pro Schritt
• Make: flexibel und übersichtlich · Cloud mit EU-Rechenzentren · Kosten pro Schritt
• n8n: sehr flexibel, mit KI- und Code-Bausteinen · eigener Server möglich · keine Kosten pro Schritt · braucht Einrichtung und Pflege

Was passt zu Ihnen?

Für ein, zwei kleine Abläufe, die selten laufen, sind Zapier oder Make schnell eingerichtet und völlig ausreichend. Sobald mehrere Abläufe täglich laufen, Kundendaten im Spiel sind oder eine KI Texte und Belege auslesen soll, ist ein selbst betriebenes n8n meist günstiger und datenschutzfreundlicher. Die Einrichtung und Pflege kann man abgeben: Genau das biete ich unter n8n einrichten & betreuen an – inklusive fertiger Abläufe, wie in der Fallstudie eines Taxibetriebs.

Fazit

Es gibt kein „bestes“ Werkzeug – es gibt das passende. Zapier punktet mit Einfachheit, Make mit Übersicht, n8n mit Kosten, Datenschutz und Flexibilität. Wer langfristig mehr automatisieren will, fährt mit n8n auf eigenem Server meist am besten.